Offre d'emploi :
Assistant•e gestion administrative et comptabilité + artisan•e
CONTEXTE ET FINALITÉS
Poste en CDI de 35 h par semaine, basé à Lille, quartier Wazemmes-Montebello, à l’atelier des Venterniers.
Vous travaillerez au sein d’une équipe de 4 personnes et sous la supervision de la directrice de la maison d’édition.
En réalisant les opérations de gestion administrative et comptable et en coordonnant l’activité de la maison, vous contribuerez au bon fonctionnement et au bon équilibre de la maison d'édition. Les budgets et les plannings seront votre spécialité et vous serez notre lien avec les partenaires et fournisseurs divers et variés. Vous travaillerez aussi en binôme avec la chargée de diffusion-distribution dans la préparation des commandes.
Enfin, comme chaque membre de cette équipe d’artisanes, vous assurerez une partie de la production des ouvrages.
COMPÉTENCES
Compétences spécifiques requises :
-
bonne maîtrise de l’orthographe
-
habileté et goût pour le travail manuel répétitif (une expérience personnelle ou professionnelle sera appréciée)
Compétences de gestion :
-
Grande aisance avec les outils numériques (excel, google, scanner, logiciel de gestion)
-
Connaître les bases et les règles de la comptabilité générale
-
Faire preuve de méthodologie, de précision et d’autonomie dans l’organisation du travail, savoir établir des priorités et structurer son temps
-
Coordonner des actions, établir et suivre des plannings et des budgets
-
Construire et rédiger des documents type demande de subvention, compte-rendus de réunions
Compétences relationnelles :
-
Apprécier les relations humaines, se montrer efficace mais attentif
-
Faire preuve de discrétion et de courtoisie en toute circonstance
-
Communiquer les informations pertinentes à l’équipe.
-
savoir rendre compte de son activité et de ses résultats à sa hiérarchie.
-
savoir travailler en coopération et communiquer de manière fluide avec l’équipe.
-
organiser des réunions en interne
LES MISSIONS
ADMINISTRATIF ET COMPTABILITÉ
• Accueil et relations clients
> assurer le secrétariat de la boîte mail : répondre aux différentes demandes ou répartir les courriels auprès des collaboratrices concernées
> assurer un accueil téléphonique, prendre des rendez-vous
> organiser des réunions, produire et archiver les comptes-rendus
-
Comptabilité
> effectuer au quotidien le suivi de trésorerie et l’enregistrement des dépenses, le pointage des encaissements, remises de chèques, rapprochements bancaires, notes de frais et le classement et l’archivage des éléments papiers et numériques
> participer au bilan comptable de fin d’année, notamment en établissant des données chiffrées annuelles
> effectuer la reddition de compte des auteurs et les déclarations urssaf liées
> : recouvrement de créances des libraires
-
Administration
> effectuer et suivre les dossiers de demandes de subvention
> effectuer les démarches auprès des partenaires professionnels (Sofia, Inpi, etc.)
> suivre la contractualisation avec les auteurs, de la collecte des informations au règlement des à-valoirs, etc. et le planning éditorial et commercial
> gérer le calendrier de l’équipe (congés, salons…) et le drive commun
DISTRIBUTION
• Préparation de commandes libraires et particuliers
en collaboration avec la chargée de diffusion-distribution
> préparer et expédier les commandes, veiller à leur traitement dans un délai raisonnable
> archiver les informations relatives à l’expédition des commandes libraires et particuliers
> en l’absence de la chargée de diffusion-distribution : édition des factures et bons de dépôts pour les libraires.
• Possiblement : Événementiel
en collaboration avec la chargée de diffusion-distribution
> effectuer les inscriptions aux salons
> organiser la logistique (stocks de livres, déplacement, stationnement, éventuel hébergement, présence des membres de l’équipe sur le stand)
> établir les éléments pour la comptabilité et pointer les encaissements au retour de chaque salon.
> selon les besoins, participer au salon en étant présent.e sur le stand et en tenant la caisse
PRODUCTION
Fabrication des ouvrages
en collaboration avec la chargée de production
> confectionner les livres de manière à appliquer le planning de fabrication et en collaboration avec la responsable de production.
> veiller à la qualité des produits finis.
> numéroter, dater et stocker avec soin les ouvrages.
CANDIDATER
Candidature par mail uniquement.
Envoyez votre CV et lettre de motivation à Élise Bétremieux. lesventerniers@lesventerniers.com